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QuickBooksでの業務の効率化 2017/09/04

会計税務情報 2017年9月号
永野森田米国公認会計士事務所

QuickBooksでの業務の効率化

 

小規模から中規模の会社で幅広く使われている会計ソフトウェアとしてクイックブックスを利用している日系の会社も多いと思います。入力方法が簡単で使いやすく作り込まれている会計ソフトウェアの一つだと思います。銀行口座やクレジットカードを直接クイックブックスとリンクさせることにより入金や支払い処理を自動的に取り込む機能もあり、便利になっています。また最近ではクラウドベースのクイックブックス・オンライン版を使用している会社も増えてます。オンライン版はソフトウェアのダウンロードを必要とせず、ウェブブラウザーからログインが可能なので、日本の親会社でも直接帳簿の内容がオンラインで確認できるという点が利点となっているようです。今回はさらに一歩踏み込んだ業務の効率化につながるような使い方をご紹介します。

 

 

1. お客様に請求書の支払いをオンラインにて行ってもらう方法(クイックブックス・オンライン版限定)

最近お客様からのリクエストで小切手ではなく、クレジットカードや銀行振り込みを希望するというケースが増えていると聞いております。通常からクレジットカードを取り扱っている場合は問題ありませんが、クレジットカードのマーチャント・サービスに申込みを行っていない場合でもクイックブックス・オンライン版では簡単にお客様からの支払いをオンラインで行うことが可能となります。


手順としてはクイックブックスで請求書を通常通り作成し、オンライン・ペイメント機能をオンにして請求書をe-mailで送ります。
メールで請求書を受け取ったお客様は「Pay Now」のボタンからクレジットカードや銀行口座の情報を入力することにより、支払いが完了します。
支払いが完了するとクイックブックスでは自動的に請求書が支払われた処理が行われ、2日後には銀行口座に入金されます。


この機能の便利なところは通常の取引ではクレジットカード振り込みを設定していない会社でも必要なときだけオンライン支払機能を使い、クレジットカード等での支払いを受け入れられる点となります。クイックブックスとの年間契約や月額利用料は無く、一定のカード・フィーのみとなります。また銀行振り込み(ACH)の場合は全く料金が発生しません。
詳細につきましては下記のIntuitのリンクを参照してください。

https://quickbooks.intuit.com/payments/products/qb-online-payments/

 

 

2. 経理業務の効率化

クイックブックスに手入力を行っている情報を自動化する方法
クイックブックスは様々なデータをサード・パーティのソフトウェアとリンクさせることによりエクセル等にまとまっている売上や仕入、仕訳等の様々な情報を一括してクイックブックスにインポートがすることが可能です。
例えばエクセルに経費の支払いの請求書情報をリストのように入力してあれば、サード・パーティのソフトウェアを使い、クイックブックスでEnter Billとして入力している情報を簡単にクイックブックスにインポートすることが可能になります。売上の請求書作成や小切手の支払い処理もほぼ全ての処理を簡素化することが可能となります。
ソフトウェアでエクセルの情報の設定登録しておけば、後は簡単にデータのインポートが可能となります。月に数百件の経費の支払いが発生するまたは売上の請求書が多数発生するような場合はぜひ導入を検討してみてください。

 

 

3. 支払い経費の社内業務の効率化

一般的に経費の支払いには社内の承認手続きを経て小切手等での支払いを経理では処理されていることと思います。このプロセスの流れとしてはベンダーから受け取った請求書を注文書等と揃え、社内の承認手続きを行い、経理部で取引の入力業務を行いその後支払い期日には小切手の作成及び小切手の署名、小切手の郵送作業というのがおおよその経費支払いの業務プロセスだと思います。
ここでは具体的にBill.comとクイックブックスを使用した場合の上記の業務フローがどのように効率化されるか紹介します。

 

Bill.comとは
Bill.comはクラウドベースの買掛金の支払いや売掛金の入金に特化したソフトウェアとなります。そしてクイックブックスデスクトップ版やオンライン版との連携に優れたソフトウェアとなります。買掛金の承認手続きや支払い手続きの簡素化や売掛金の入金については銀行振り込み、クレジット・カードやペイパル入金、お客様への支払い期日の自動リマインダー等を行い売掛金の管理の効率化が主な目的となります。
https://appcenter.intuit.com/bill.com?locale=en-US

 

それでは具体的な業務の流れを経費の支払い側でご紹介します。ベンダーから届いた経費の支払い等の請求書をスキャンしてBill.comにアップロードします。そしてその請求書の費用科目等の情報をBill.comに入力します。この段階ではクイックブックスの入力は何も必要ありません。次にその経費の支払いの承認をウェブ上(モバイルアプリでも承認可)で行います。承認された経費はその後銀行振り込みや、Bill.comから小切手(e-check)
を発行してベンダーに支払うことも可能です。


クイックブックスとシンクロ作業を行えば、自動的に買掛金の入力と支払いの情報が取り込まれます。またその後Bill.comで内容の修正が行われた場合でも修正内容はクイックブックスにも反映され、またクイックブックスで修正が行われた場合でもBill.comに内容の修正がシンクロを行うことにより反映されます。
承認はウェブでマウスをクリックするだけであり、また小切手の署名も不必要となることから出張の多い社長の事務業務の負担の大幅な改善につながり、また経理担当者も社長のスケジュールを気にすることなく経費の期日管理が行えるシステムと考えられます。

 

クイックブックスには上記以外にも在庫管理、時間管理等の様々なアドオンのソフトウェアがあります。下記のリンクから興味のあるソフトウェアを探してみてください。
クイックブックスのオンライン版のアドオンソフトのリンク
https://openid.intuit.com/
クイックブックスのデスクトップ版のアドオンソフトのリンク

https://desktop.apps.com/home

 

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